Трудово досие на служителите - създаване, изпращане и съхраняване на електронни документи

Още за еднодневни трудови договори:

Трудовото досие в електронен вид

 
Изискванията за създаването и изпращането на електронни документи между работника или служителя и работодателя, както и удостоверяването на тяхното връчване са уредени в Глава трета от Наредбата.
 
Създаването на електронни документи  трябва да бъде направено съгласно изискванията на  Регламент (ЕС) 910/2014) и на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.
 
Това създава гаранция за правната сила на документите, съставени и съхранявани в електронен вид, и възможност те да бъдат използвани като годно доказателствено средство в съда.
 
Наредбата изисква в Правилника за вътрешния трудов ред на предприятието да се определи видът на електронния подпис, който ще се използва от работниците и служителите за създаването на електронни документи.
 
Видовете електронни подписи, предвидени в националното и европейско законодателство, които могат да бъдат използвани са:
- електронен подпис,
- усъвършенстван електронен подпис и
- квалифициран електронен подпис.
 
Квалифицираният електронен подпис е с по-висока степен на защита в сравнение с електронния и усъвършенствания електронен подпис. Затова и  правната сила на електронния подпис и на усъвършенствания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис, само когато това е уговорено между страните. По отношение на квалифицирания електронен подпис, неговата правната сила е равностойна на тази на саморъчния подпис.
 
Работникът или служителят подписва електронните документи с електронен подпис съобразно нормативните изисквания и договореното с работодателя, а когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка.
 
Когато се използват електронен или усъвършенстван електронен подпис, за да имат силата на саморъчен, е необходимо това да бъде изрично уговорено между работодателя и работника или служителя. Това може да бъде направено в трудовия договор или в допълнително споразумение по чл. 119 КТ.
 
Документите, които се създават от работодателя задължително се подписват с квалифициран електронен подпис .

Когато се създават електронните документи едностранно от работодателя или документи, които изискват съгласието на двете страни по трудовото правоотношение, в тях да се посочват автора на документа, работодателя, основанието за овластяването на автора, когато той е различен от работодателя. Такива документи се съставят от счетоводител, лице от отдел „Човешки ресурси“, юрисконсулт и други.
 
 
По отношение на изпращането на електронни документи всяка една от страните по трудовото правоотношение трябва да даде изрично писмено съгласие да бъде адресат на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение.

Съгласието може да бъде дадено  с трудовия договор, посредством подписването на допълнително споразумение или посредством писмено уведомление от едната до другата страна.
 
От значение е това съгласие да е дадено писмено. То може да се даде преди, едновременно със или след възникването на трудовото правоотношение, като всяка една от страните може да го оттегли по всяко време.
 
Самото изпращане и получаване на електронните документи се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, която предоставя възможност за доказване на връчването на всяко едно съобщение.
 
Важно за работодателя е да знае, че всички разходи за размяна на електронните документи и използването на услуга за електронна препоръчана поща от страна на работодателя и от страна на работника или служителя са за сметка на работодателя.
 
Основното правило е, че електронното изявление се счита за получено с постъпването му в посочената от адресата информационна система.
 
Ако адресатът не е посочил конкретна информационна система, изявлението е получено с постъпването му в която и да е информационна система на адресата, а ако адресатът няма информационна система - с изтеглянето му от адресата от информационната система, в която изявлението е постъпило.
 
Потвърждаване на получаването на електронно изявление не е необходимо, за да се смята, че е получено от адресата, освен ако страните са уговорили друго.

Пример: Кой от двата момента ще бъде от значение, за да се счита за получено съответното електронно уведомление, моментът на получаването или на узнаването?
 
Отговор: В Кодекса на труда се използват различни понятия:
- връчване (чл. 195, ал. 3 КТ относно връчването на заповед за дисциплинарно наказание),
- получаване (чл. 317, ал. 3 КТ относно трудоустрояването, чл. 325, ал. 1, т. 1 КТ относно прекратяване на трудовото правоотношение по взаимно съгласие, чл. 326, ал. 4 КТ относно началото на срока на предизвестие за прекратяване на трудовото  правоотношение, чл. 335, ал. 2, т. 3 КТ относно момента на прекратяване на трудовото правоотношение без предизвестие).

 
Важен момент за преценка на последиците от изявлението е получаването на уведомлението, т.е. с постъпването му в посочената от адресата информационна система. Ако не е посочена конкретна информационна система - с постъпването му в която и да е информационна система на адресата. Ако адресатът няма информационна система - с изтеглянето й от адресата. Това тълкуване е свързано с  разпоредбата на чл. 10, ал. 1 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.

При евентуален спор, обстоятелството на получаването би могло да бъде доказано с всички доказателствени средства, като например разпечатка от информационната система на получателя, със съдебно-техническа експертиза и други.
 
 
В Глава четвърта от Наредбата са уредени изискванията за съхраняването на електронните документи, които са част от трудовото досие на работника или служителя.
 
Съгласно чл. 10 от Наредбата, когато се използва информационна система работодателят трябва да осигури механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата.
 
Определението на „двуфакторна идентификация“ е дадено в т. 7  § 1 ДР на Наредбата. Това е „…е система за осигуряване на достъп до информационна система, осигуряваща потвърждаване на идентичността на потребителя чрез второ устройство или през едно устройство, но през втори канал от този на осъществяването на достъп“.
 
Механизмът за осигуряване на двуфакторна идентификация е определен в т. 8 § 1 ДР на Наредбата, като това е „…е съвкупност от софтуер и хардуер, осигуряваща двуфакторна идентификация“.
 
Когато е подаден документ на хартиен носител и той се преобразува в електронен чрез сканиращо устройство, необходимо е пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ да се удостовери с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител – със саморъчен подпис.
 
Като работодател следва да осигурите на работника или служителя непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие.
 
На основание разпоредбите на чл. 128а, ал. 1 и чл. 128б, ал. 4 КТ във връзка с чл. 14 и чл. 5 от наредбата сте длъжни и по искане на работника или служителя, в срок 14 дни да му издадете и да му предоставите в електронен вид или на хартиен носител преписи от електронни документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, които са част от трудовото му досие.
 
Въпрос: Какви са сроковете за съхранение на документите в досието?
 
Отговор: В Кодекса на труда не са уредени сроковете за съхранение на различните видове документи, част от личното трудово досие на работника или служителя.

Такива срокове са уредени в различни закони. Основен закон в тази връзка е Законът за Националния архивен фонд. Срокове за съхранение на информацията са предвидени в разпоредбите на чл. 41, ал. 1 от Закона за счетоводството във връзка с чл. 38, ал. 1, т. 1 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс. Счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от задълженото лице по реда, установен в Закона за Националния архивен фонд, в следните срокове:
- ведомости за заплати - 50 години;
- счетоводни регистри и финансови отчети - 10 години;
- документи за данъчно-осигурителен контрол - 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани;
- всички останали носители - 5 години.
 
След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация по ал. 1 (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават.