Третиране на дневни командировъчни пари, изплащани без да се полагат

Краткият отговор е:
1. Неправилно са командировани и неправилно са им изплатени суми като дневни на работещите в базата извън София.
2. Сумите, изплатени като командировъчни, не са доход и върху тях не се дължи данък по ЗДДФЛ.
3. Върху суми, платени като командировъчни, не се дължат осигуровки.

Основанията за този отговор са следните:

Съгласно чл. 121, ал. 1 от КТ, когато нуждите на предприятието налагат това, работодателят може да командирова работника или служителя за изпълнение на трудовите задължения извън мястото на постоянната му работа. При командироване в страната работникът или служителят има право на пътни, дневни и квартирни пари при условия и ред, определени в Наредбата за командировките в страната (НКС). В заповедта за командироване се посочват командировъчните дневни, пътни и квартирни пари, на които командированият има право, съгласно чл. 9, ал. 1, т. 6 от НКС.

Служителите Ви, които работят в базата извън София, нямат право на дневни съгласно чл. 19 от НКС, защото съгласно чл. 66 , ал. 1,  от КТ във  всеки трудов договор задължително се определят редица елементи, известни като задължително договорно съдържание. На първо място това е да се постигне съгласие между работодателя и работника относно мястото на работа. Съгласно чл. 66, ал. 3 от КТ за място на работата се смята седалището на предприятието, с което е сключен трудовият договор, доколкото друго не е уговорено или не следва от характера на работата.

Тъй като в запитването се посочва, че в базата на дружеството се намира и администрацията, това може да означава, че базата е мястото на работа, посочена в трудовия им договор. Ако базата не е място на работа за администрацията, то тя ще е работно място, по смисъла на § 1, т. 4 от Допълнителните разпоредби на КТ. Основната разлика между място на работа е работно място е, че работодателят може да променя без съгласието на работника и служителя работното място, но не и мястото на работа. Това трябва да уточните съгласно трудовите договори и съгласно седалището на фирмата Ви, посочено в официалните документи за регистрацията ѝ. Но независимо от уточнението служителите Ви нямат право да бъдат командировани по реда на НКС.

Затова приемам, че базата е място на работа за администрацията и за работещите в базата, с изключение на работещите в магазините в София. Следователно, при сключване на трудовия договор посочените лица са знаели, че ще работят извън София като място на работа са дали своето съгласие да работят при тези условия. Следователно, тези лица не могат да бъдат командировани според НКС.

В чл. 6, т. 3 от НКС, в последната редакция на текста от 2023 г. се посочва, че „не се считат командировани лицата, които изпълняват длъжности като снабдители, доставчици, куриери, раздавачи и други, при които характерът на работата е свързан с пътуване между различни населени места“. Изброените длъжности определят характера на извършваната работа. И тук се  прилага същият принцип, посочен за мястото на работа, а именно че характерът на работата се договаря при сключване на трудовия договор съгласно чл. 66, ал. 1, т. 2 от КТ. Следователно, при сключване на трудовия договор лицата са знаели, че  ще пътуват до базата и са дали своето съгласие за това., т.е. и тези лица нямат право да бъдат командировани.

Съгласно чл. 24, ал. 2, т. 5, буква „б“ от Закона за данъците върху доходите на физическите лица, (ЗДДФЛ), в облагаемия доход от трудови правоотношения не се включва стойността на дневните командировъчни пари.

Съгласно чл. 1, ал. 8 от Наредбата за елементите на възнаграждението и за доходите, върху които се правят осигурителни вноски, не се изчисляват и внасят осигурителни вноски върху дневните пари при командировка до двукратния им размер, определен в нормативен акт.

Ако има превишение на дневните командировъчни пари над двукратния им размер, посочен в нормативен акт, за данъчни цели е облагаем доход от трудови правоотношения и съответно подлежи на облагане с данък по реда ЗДДФЛ. В този смисъл, във връзка с данъчното облагане, превишението се приравнява на трудово възнаграждение.

Съгласно чл. 271 от КТ работникът или служителят не е длъжен да върне сумите за трудово възнаграждение и обезщетения по трудовото правоотношение, които е получил добросъвестно. Но длъжностните лица, които са наредили или допуснали неоснователното изплащане на сумите, носят имуществена отговорност към работодателя.

В чл. 272, т. 2 от КТ се допуска без съгласието на работника или служителя да се правят удръжки от трудовото му възнаграждение за надвзети суми вследствие на технически грешки.
 
Какви възможности има работодателя, за да обезщети работещите в базата:

Фирмата Ви може да приеме социалната програма, разходите за която се облагат по реда на Част IV от ЗКПО, т.е. облагане на разходи, които са предоставени в натура уредени в чл. 204, чл. 205, чл. 212, чл. 215а, чл. 217 и в § 1, т. 83 от Допълните разпоредби на ЗКПО.

Социалните разходи, предоставени в натура, за целите на закона, са дефинирани в допълнителните му разпоредби в § 1, т. 34 от ЗКПО. Това са разходи, които се отчитат като разходи социални придобивки по чл. 294 от Кодекса на труда и предоставени по реда и начина, определени от чл. 293 от КТ или от ръководството на предприятието. Социалните придобивки трябва да са достъпни за всички работници и служители и за лицата, наети по договор за управление и контрол. Не е налице предоставяне на социални разходи в натура, когато между работодателя или възложителя и лицата са налице парични взаимоотношения под каквато и да е форма по отношение на получените социални придобивки.

На основание чл. 294, т. 1 от КТ фирмата може да извършва организирано хранене съобразно рационалните норми и специфичните условия на труд /т.е. да организира хранене с поевтиняване на храната/ за сметка на СБКО, като спази изискванията на чл. 293 от КТ. Така би могъл да се запази ефектът от първоначалната уговорка с работниците и служителите, че те ще ползват дневни за работа в базата, като ще имат намалена цена на храната, вместо дневни.

Решението е на фирмата Ви.