Как да улесните обмена на информация между служителите във фирмата

Знанието означава власт. Достъпът до информация предлага изключителни възможности.

Информационният поток във фирмата – бързото разбиране на новостите от дадена сфера и на резултатите на другите отдели от жизнено важно значение. Прекъсването на този информационен поток вреди не само на правилното разрешаване на проблемите, а и на мотивацията на служителите.
 

Сондирайте какви възможности Ви предоставя съществуващата информационна структура във фирмата, за да се гарантира прозрачна информация. Добрата система използва повече източници на информация. Не забравяйте да апелирате към знанията на служителите. Ако забележите, че системата има и слаби страни, разговаряйте с шефовете си и се опитайте да направите промени в нея.
 
 
Погрижете се служителите да получат цялата информация, от която се нуждаят, за да могат да поемат отговорности и за да работят независимо. Не им определяйте строги ограничения. Освен абсолютно необходимите данни, като например, данни за клиентите или актуалните доходи, служителите Ви се нуждаят и от друга информация. Например, за целите на фирмата, за предвидените технологични промени и за конкуренцията.

Само ако служителите разберат как дейността им се вписва в цялата система, те биха могли да имат интересни и полезни идеи.

 
 
Насърчавайте служителите си да разширяват сферата на информираността си. Събудете желанието им да са в течение с новостите от тяхната професионална сфера или от области свързани с професията им.  Постигнатите успехи има значителен ефект върху мотивацията. Те винаги определят желанието да се научи повече.
 
 
Накарайте служителите да обменят помежду си получената нова информация. По този начин всеки може да спечели от усилието за информиране на другите. Направете всичко възможно информацията да се разпространява и използва своевременно.

Дръжте служителите си в течение с цялата информация, оповестявайки дори и средната по важност информация. Например, ако някой служител забележи на какви теми реагира положително някой клиент, това може да е ценна информация за колегите му. Същият служител ще разбере, чрез обмена информация, колко е важна съобщената от него информация.
 
 
Дайте себе си за пример. Покажете на служителите, че не сте спрял да се информирате. Организирайте комюникета, в които обобщено представяте последните новини, които сте научили. Колкото по-добре се подготвите, толкова по-малко време ще Ви бъде необходимо да ги представите. Наблюдавайте кое е интересно за служителите и кое не.

Ако някои въпроси предизвикат голям интерес, задълбочете дейността си, потърсете нови материали. Ако времето не Ви позволява, делегирайте го на друг служител.
 
 
За да получите качествена и обемна информация, на първо място са необходими финансови средства.  Подсигурете се, че разполагате с такива. Планирайте част от специален бюджет за тази област. Колкото дадена сфера се базира все повече върху най-актуалната информация, толкова по-голяма ще бъде потребността от финансови ресурси и персонал.