Как да използвате делегирането на задачи, за да мотивирате служителите

Разбира се, знаете какви са предимствата на делегирането: ще спечелите повече време, за да се концентрирате върху истински важните мениджърски задачи. Служителите ще работят сами, ако са мотивирани.

И въпреки това, обикновено на практика задачите не се делегират неотстъпно. Често служителите се оплакват, че шефът се намесва без да познава подробностите, че всяка „ръка за помощ“ само фиксира следващите стъпки и че са принудени да искат разрешение, за да вземат сами решенията.

За да се насладите на предимствата от делегирането, не трябва да прехвърляте само задачата. Делегирайте всички съответстващи права и задължения.
 
 
По принцип, могат да се делегират всички задачи, които не са свързани с мениджърските задължения.

Трябва обаче да избягвате привидното делегиране, което се наблюдава, когато давате най- големи подробности за разрешаване на задачата. Уточнете само точния срок за разрешаването и разходите,  оставяйки всички останали подробности на служителя:

 
❐ избора на средствата;
❐ стъпките за постигане на целта;
❐ членовете на екипа, който ще отговаря за изпълнението й.
 
 
Разбира се, в пространството, в което служителят може да изпълнява дейността си, не липсват правила. Внимавайте тези насочващи линии да не ограничават прекалено много свободата на действие на служителя. Проверете релевантността на насочващите инструкции и линии.
 
❐ Намалете насочващите линии. Запазете само важните.
❐ Обсъдете тези правила със служителите и колегите си.
 
 
Дайте необходимите правомощия за изпълнението на задачата, като например:
 
❐ правото да упътвате колегите с подчинени задачи;
❐ правото да разполагате с бюджет;
❐ достъпа до информация;
❐ правото да подписвате някои документи.
 
Информирайте писмено колегите си от други отдели за възможните компетенции. В противен случай, може да се стигне до конфликти или до изпълнение на същата задача от две различни лица.

 
 
Направете списък с делегираните задачи, за да  изградите ясен образ за правомощията на служителите и определените споразумения.
 
 
Поемете отговорност за всяка делегирана задача.   Фактът, че служителят, на който делегирате задача, поема отговорност за своите действия не Ви освобождава от мениджърска отговорност, състояща се в:
 
❐ Правилният избор на служителя. Има ли той познанията, уменията и качествата, за да се справи с изискванията на работното място, което заема?
❐ Планиране на целите.. Най-ясни са количествените цели. Обсъдете ги със служителя и определете в писмена форма датата на изпълнението им.
❐ Проверете дали делегираната задача може да се изпълни в срок.
❐ Насърчавайте служителите, обсъждайте често проблемите, с които се сблъскват.
 
 
Като мениджър имате правото да проверявате дали определените задачи се спазват. Изразете оценката или критиките си, но избягвайте да се намесвате в изпълнението на задачите на служителя. В противен случай, служителят трябва да зависи от решенията и указанията, които му давате и Ви поставя въпроси дори за най-дребните и незначителни работи.