Беседа при назначаване

У всеки човек, когато попадне в нова среда, се актуализира специфичен ориентировъчен рефлекс - рефлексът “Какво е това?”. Смес от тревога, любопитство и желание за адекватност на поведението. Необходимостта от разбиране и структуриране на новата ситуация кара индивида да се оглежда и да търси подходяща информация, която ще му осигури безпроблемна адаптация. В тази връзка новаците са винаги приемници на модели, норми, традиции, докато ветераните са предаватели, тютори, настойници.

Във вроденото си желание да контролира своето обкръжение, новоназначеният служител най-напред се нуждае от сведения за работата, за организацията и колегите си. 

Беседата при назначаване закономерно следва от успешното интервю при кандидатстване и трябва да се разглежда като неговото естествено продължение и развитие при новосъздалите се условия. А те са условия на поемане на ангажименти и пълномощия, на въвеждане в процеса на изпълнение на служебните задачи и в сложните йерархични, трудови и междуличностни отношения.

Тази беседа е особено необходима на новопостъпилия и по-малко на ръководителя, който го наема. Затова понякога тя се забавя, претупва, а може и въобще да не се състои. Но това е погрешно и се заплаща с много нерви и разочарования на служителя, което остава трайна негативна нагласа към длъжността, организацията, ръководителя и заварените колеги.

Затова, за да не започнат дълготрайните трудови взаимоотношения с нежелателни фалове, е необходимо ръководителят да подготви и проведе още в началото на първия работен ден “беседа при назначаване”. Нейната структура не е особено сложна, но съдържанието й е особено отговорен подбор, а провеждането ѝ - често много деликатна задача.


Няколко въпроса за самочувствието, сведения за оформянето на документацията, местонахождението на най-непосредствено необходимите му служби.


Без разкрасяване (новопостъпващият така или иначе скоро ще разбере истината), се изяснява какво е актуалното състояние на нещата. Как работи организационният механизъм в момента. Какви са успехите и трудностите. Какви са надеждите на ръководителя към новоназначения за изпълнението на някои задачи и разрешаването на съществуващите проблеми.


Новият служител трябва да получи добре структурирани указания за неговите задължения и пълномощия. Доколкото има разработена длъжностна характеристика, подробно трябва да се очертаят неговите функции и дейности, както и взаимодействията му с другите участници в трудовия процес. Посочват се лицата, с които трябва да интегрира усилията си, както и тези, които ще го ръководят и пред които ще се отчита. Дефинират се критериите, по които ще се оценява работата му и стандартите за оптимално изпълнение, така че да бъде в състояние сам да оценява своя труд, преди другите да направят това. Описват се и формите на контрол, които се прилагат и мерките които ги съпътстват.



Да се дефинира техният официален статус и да се характеризира естеството на взаимовръзката му с тях. В тактична форма да се предупреди за особеностите на отделни членове и печелившата тактика с тях. Това може да се направи  първоначално в кабинета на ръководителя, а след това под формата на обход или на обща среща (ако има подходящ повод за такава в момента), новопостъпилият да се представи на останалите и те на него.


Най-често срещаните грешки и начините за избягването им. Симптомите на наближаващите проблеми. В тази връзка трябва да има към кого да се обърне за съвет и помощ при затруднения.


Ако се налага, водещият може да му предложи още в началото да си записва, тъй като информацията е нова и обемиста, а ръководителят твърде зает, за да я повтаря. Накрая на беседата обаче, изрично се пита дали има нещо неясно, някои въпроси и се оставя време за свободен разговор, в който те могат естествено да възникнат или пробият през лавината от нова информация.

На новоназначеният служител се изготвя план за въвеждане в работата и се назначава наставник, който да го ръководи в процеса на запознаване с длъжността, условията на нейното изпълнение, колегите и т. н. Посочват се срокове за достигане на междинни степени на усвояване на новата длъжност, резултати, които трябва да бъдат постигани, критерии и методи за оценка.